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Evernote - Sammeln, Organisieren, Finden

Die Informationsflut im Zeitalter der digitalen Transformation nimmt ständig zu und erhöht ihr Tempo. Hier ein kurze Übersicht, was in einer Minute im Internet so passiert:

Quelle: @lorilewis Tweet vom 04.04.2018, 15.15

Zum Verwalten der vielen Informationen nutze ich Evernote.

Sammeln

Alle Infos, egal ob links, PDFs, Fotos, Screenshots finden ihren Weg in ein Evernote-Notizbuch.
Das Einsammeln der Infos geht leicht und schnell über den Webclipper von Evernote. Ich kann sofort beim Speichern verschiedene Einstellungen auswählen, unter anderem wähle ich gleich das entsprechende Notizbuch. Auch Schlagworte, unter denen die Artikel dann später leicht aufzufinden sind, können gleich vergeben werden.

Organisieren

Wichtig für das Arbeiten mit der Vielzahl von Notizen (bei mir sind es im Moment über 5.000) ist das Organisieren.

2 Möglichkeiten gibt es:

über Notizbücher

Man kann in Evernote jede Information als Notiz abspeichern. Diese können dann in Notizbüchern zusammengefasst werden und diese wiederum zu Notizbuchstapeln.

Wie breit ausgefächert die Notizbuchstruktur angelegt wird, ist jedem selbst überlassen. Meine Erkenntnis: nicht übertreiben.

Ich habe mir nur sehr wenige Stapel angelegt:
Business, Privat, Templates, Archiv

Jeder dieser Stapel ist mit Notizbüchern gefüllt, die auch bestimmte "Themen" zusammenfassen. Evernote ordnet die Listen alphabetisch oder nach Zahlen, deshalb habe ich mich für eine Nummerierung entschieden. So verändert sich die Reihenfolge bei Neueinträgen nicht.

über Schlagworte

Für jede Notiz können beliebig viele Schlagworte festgelegt werden. Diese sind sicher am Anfang ein gutes Mittel der Organisation. Der folgende Ausschnitt macht aber auch Schwierigkeiten deutlich:

Nicht immer achtet man, gerade am Anfang auf eine einheitliche Schreibweise - Groß- oder Kleinschreibung, eindeutige Bezeichnungen, Tippfehler.
Im Laufe der Zeit sammeln sich einfach zu viele Schlagwörter an. Es wird unübersichtlich.

Finden

Die Suche bzw. das Finden ist das große PLUS von Evernote.
Ich kann in den Notizbüchern suchen, nach Schlagworten filtern oder alle/ausgewählte Notizbücher nach Wörtern in den Texten/Bildern durchsuchen.
So ergibt zum Beispiel mein eingegebener Begriff "Bewertung" 293 Treffer in allen Notizbüchern.

Zugegeben - etwas unübersichtlich ;)
Deshalb kann ich die Suche noch verfeinern. So bietet mir Evernote folgende Optionen:

Und damit lässt sich die Suche gut einschränken.
Hier noch ein sehr ausführlicher Artikel von Stacy Harmon: "Warum das Organisieren mit Notizbüchern besser ist als das Organisieren mit Schlagwörtern" zum Nachlesen.

Viele weitere hilfreiche Organisationsabläufe ergeben sich beim Arbeiten:

• Workchats sind verfügbar
• Notizbücher können für Teams freigegeben werden (als Ansicht oder auch zum Bearbeiten)
• Notizen können untereinander verlinkt werden, verschiedene Konten bzw. auch Kalender lassen sich verknüpfen

um so einen flüssigen Workflow erreichen.

Mein Tipp: einfach mal ausprobieren - es lohnt sich.